artikkelikuva

”Työpsykologian ja johtamisen professori Eila Järvenpää työskentelee Aalto – yliopiston tuotantotalouden laitoksella. Hän on mm. tutkinut työn psyykkistä kuormittavuutta sekä tehnyt artikkeleita organisaatioista ja niiden johtamisesta.”

Kun työtä on paljon, mutta aikaa vähän;

Työkaluja asiantuntijatyön johtamiseen

11.06.2018

Ihminen on kokonaisuus ja työ yksi elämän osa-alue. Ihmisten hyvä johtaminen korostuu tulevaisuudessa yhä enemmän.

Tietotyöläisestä puhuttaessa tarkoitetaan asiantuntijaa, joka tekee työtään itsenäisesti ja hallitsee laajoja kokonaisuuksia. Hän voi olla esimerkiksi metsäasiantuntija, joka vastaa tietyn kunnan alueella puun ostosta tai metsänhoitopalvelujen myynnistä sekä neuvoo metsänomistajaa.

Laaja työnkuva ja korkeat tavoitteet johtavat usein suureen työmäärään ja sen myötä vaikeuteen pysyä sovitun työajan raameissa.

- Johtaja ei välttämättä edes tunne asiantuntijan työn tarkkaa sisältöä. Hänen työnään on ensisijaisesti olla mahdollisuuksien luoja ja asettaa positiivisesti rajoja työntekijälle, sanoo professori Järvenpää.

Hänen mukaansa on varsin tavallista, että tietotyöntekijällä on liikaa työtä. Koska työ vaatii ongelmien ratkaisua, on ajankäyttöä vaikea ennalta määrittää. Ja se, että esimies ei useinkaan tunne työn sisältöä, ominaisuuksia tai reunaehtoja, vaikeuttaa johtamista.

- Esimiehen tehtävänä on tukea alaistaan ja pyrkiä selvittämään hänen tilanteensa. Työjärjestelyt ovat erittäin tärkeitä. Työprosessit tulisi käydä lävitse, tarvittaessa uudistaa niitä sekä kehittää organisaatiota, kuvaa Järvenpää esimiehen työtä.

 

 

Ajankäytön seuranta

 

Professori Eila Järvenpään mukaan yksi väline liiallisen työmäärän selvittämiseen on työajanseuranta.

- Työajanseurannan voi tehdä niin, että merkitsee ylös joka päivä, miten paljon aikaa kuluu mihinkin tehtävään, myös autolla ajamiseen paikasta toiseen. Näin työajasta on olemassa faktaa, josta keskustella tarvittaessa esimiehen kanssa, neuvoo professori Järvenpää.

Kehityskeskustelu esimiehen kanssa on tärkeä työn kehittämisen väline.

- Se miten kehityskeskustelu tai tavoitekeskustelu järjestetään, vaihtelee paljon työpaikoittain. Usein niitä pidetään kerran tai kaksi vuodessa. Kehityskeskustelussa tarkastellaan edellistä vuotta ja saavutettuja tavoitteita sekä asetetaan uudet tavoitteet, kertoo Järvenpää.

Hän kuitenkin muistuttaa, että työmäärän ja tavoitteiden tulee olla realistiset.

- Jos töitä on liikaa, niin lyhyellä aikavälillä voi onnistua sillä, että tekee enemmän töitä. Mutta pidemmällä aikavälillä pitää pyrkiä hankkimaan lisää resursseja. Ja jos tulee akuutti-tilanne, pitää asia selvittää heti esimiehen kanssa, sanoo Järvenpää.

Hän rohkaisee keskustelemaan esimiehen kanssa, kun työmäärä tarvitsee uudelleen arviointia ja toimenpiteitä.

- Ihmisen ei pitäisi joutua koskaan sellaiseen tilanteeseen, että työtä on niin paljon, ettei pysty selviytymään siitä. Vaikka nykyisin säästetään ja tehostetaan, niin tietyt rajat pitää olla olemassa ja niistä pystyä keskustelemaan, sanoo professori Järvenpää ja muistuttaa;

- Työntekijän vastuulla on tehdä työnsä. Esimiehellä on vastuu yksikön henkilöstöstä ja heidän hyvinvoinnistaan. Esimiehen tehtävänä on käydä lävitse, että henkilöllä on suoritettavissa oleva työmäärä.

 

Itsensäjohtaminen

 

Professori Eila Järvenpään mukaan itsensäjohtamista on tutkittu paljon viime aikoina ja se lisääntyy asiantuntijatyön lisääntymisen myötä.

- Itsensä johtaminen on eriasia kuin sisäinen yrittäjyys. Puhutaan itsensäjohtamisen strategioista, jotka liittyvät käyttäytymiseen, toimintaan ja omaan ajatteluun, kertoo Järvenpää.

Käyttäytymiseen ja toimintaan liittyvää itsensäjohtamista on esimerkiksi aiemmin mainittu työajanseuranta sekä omien tavoitteiden asettaminen lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

 - Voi esimerkiksi kirjoittaa ylös tämän viikon työt ja minkä verran niihin on varattava aikaa. Sekä suunnitella ja luetteloida pitkän aikavälin työt eli ennakoida, sanoo Järvenpää.

Oman ajattelun johtamisen välineitä ovat positiivinen sisäinen puhe, itsensä tunnistaminen ja analysointi.

-  Itselleen voi asettaa palkintoja. Hakea vaikka kupin kahvia, kun työ on valmis. Näin saa itsensä tekemään työn, vaikkei olisikaan motivoitunut. Eli suunnittelee, miettii omaa toimintaansa ja analysoi tilannettaan, sanoo Järvenpää.

Hän kannustaa sallimaan itselleen epätäydellisyyttä. Kaikkea ei voi tehdä hyvin, jotain voi jättää pois.

- On hyvä harjoitella rentoutumaan kiireessä ja ahdistavassa tilanteessa. Ja opetella käsittelemään omia mielikuvia. Kysyä onko minulla oikeasti näin paljon työtä vai olenko stressaantunut mielikuvasta, että työtä on paljon? kysyy Järvenpää.

Hänen mukaansa stressin purkua voi olla se, että lähtee ulos kävelemään. Eli irrottautua tilanteesta tekemään jotain aivan muuta, vaikka menemällä kirjastoon.

- Työtoverien sosiaalinen tuki on äärimmäisen tärkeä. Keskustelu työtoverin kanssa voi usein auttaa, sanoo Järvenpää.

Hänen mukaansa itsensäjohtaminen ei ole kuitenkaan ratkaisu liian suureen työmäärään, joka on esimiehen vastuualueella ja mistä on tärkeä pystyä keskustelemaan.

- Yksi vaihtoehto on, että jotkin työt voivat olla liian vaativia. Tätä voi olla vaikea myöntää, mutta hyvällä työpaikalla pitäisi olla myös koulutusta tarvittaessa tarjolla asiantuntijoille. Ja myös johtamiskoulutusta ja työvälineitä esimiehille, jotta he osaavat toimia erilaisissa tilanteissa ja tukea henkilöstöä, Järvenpää sanoo.

 

 

Työkavereista voimaa

 

Professori Järvenpää on tutkinut työhön perehdyttämistä, jolla on äärimmäisen tärkeä rooli, kun tieto pyritään säilyttämään organisaatiossa.

- On tärkeää, että asiantuntijan kyvyt ja valmiudet ovat ajan tasalla. Kokematon voi tehdä työtä monta tuntia ja kokenut saman viidessä minuutissa. Kaikkein paras tulos saadaan, kun eläköityvä ja seuraaja työskentelivät yhtä aikaa ja siirtävät tietoa. Perehdyttämisen lisäksi monissa organisaatioissa on jatkuvaa koulutusta ja kursseja, kertoo Järvenpää.

Hänen mukaansa työntekijällä olisi hyvä olla vertaistuki työpaikalla, eli joku joka neuvoo ja vastaa kysymyksiin.

- Puhutaan organisaation sosiaalisesta verkostosta, kun asiantuntija tietää keneltä voi kysyä neuvoa sekä saada tukea ja apua. Tuki voi olla virallinen osoitettu taho, tai sitten epävirallisesti henkilö, jonka tiedetään osaavan neuvoa, sanoo Järvenpää.

Hänen mukaansa tällaisia tukikanavia on hyvä rakentaa organisaatioihin.

- Tiimissä voisi joku opastaa muita. Tai yrityksessä voi olla yhteisö, joka miettii tietyn kaltaisia asioita ja osaa neuvoa niissä. Tällainen aihe voisi olla vaikka metsäverotus, mikä on varsin monimutkainen asia. Yhteisö voisi olla virtuaalinen, koostua asiantuntijoista eri puolilta Suomea ja olla Skypen kautta keskusteluyhteydessä tai sitten heille voisi laittaa kirjallisesti kysymyksiä, pohtii Järvenpää.

Järvenpää näkee virtuaaliyhteisöt avuksi myös yksinäisille työntekijöille kotitoimistoissaan.

- Sosiaalista rinkiä voisi ylläpitää säännöllisillä tapaamisilla.  Pitää yhteinen keskustelusessio, jossa kaikki ovat paikalla. Nykyisin on kuitenkin läppärit ja puhelimet, joten yhteydenpito voi tapahtua kotitoimistosta tai vaikka metsästä. Tai sitten voidaan kohottaa yhteishenkeä tapaamalla ja tekemällä jotain erityistä yhdessä vaikka perjantai-iltana, pohtii Järvenpää.

 

 

Miten voit?

 

Mutta miten huomata madalletussa organisaatiossa, kun joku väsyy työhön?

- Johtajan pitäisi katsella, missä ollaan menossa. Ja kysyä ihan ”No, mitä kuuluu?”, kuten yleensä kysytään ihmisiltä. Ja jos huomaa jotain, niin pyrkiä ensin keskustelemaan ja selvittämään tilannetta. Jos näyttää siltä, että tarvitaan asiantuntija-apua, niin suositella ja hankkia sitä, sanoo Järvenpää.

Esimiehen valvonta voi olla haaste etätyössä ja globaaleissa organisaatioissa.

- Myös kollegat voivat havainnoida työkaveria. Globaaleissa tiimeissä on yleensä jollekin annettu enemmän vastuuta. Voi olla tiimipäälliköitä eli eräänlaisia esimiehiä, sanoo Järvenpää.

Nykyteknologian voi ottaa myös johtamisessa käyttöön.

- Yksi vaihtoehto on chat-palvelu, jossa voi keskustella esimiehen tai kollegan kanssa. Tai voi ottaa sähköisesti työpsykologiin yhteyttä.

Järvenpään mukaan organisaatioissa tarvitaan paljon muutakin kuin työpsykologiaa ja käyttäytymistieteitä.

- Jos ajattelee asioita organisaation tuottavuuden kannalta, niin pitkällä aikavälillä tehostaminen itseasiassa alentaa tuottavuutta. Henkilöt eivät pysty tekemään työtään kunnolla ja tulee burn out:teja, sanoo Järvenpää.

Hänen mukaansa perinteisissä isoissa yrityksissä ei aina oteta ihmistä riittävästi huomioon, kun taas ketterissä start-up -yrityksissä ihmiset yleensä huomioidaan kokonaisvaltaisemmin.

- Ja kun puhutaan tietotyöstä, korostuu ihmisten hyvä johtaminen entistäkin enemmän, sanoo professori Järvenpää.

 


Eila Järvenpää:

 

Työpsykologian ja tietojohtamisen professori Eila Järvenpää työskentelee Aalto – yliopiston tuotantotalouden laitoksella. Yliopistolla on johtamisen opetuksessa pitkä historia, sillä Aalto-yliopistoa edeltävä Teknillinen korkeakoulu perusti Suomen ensimmäinen työpsykologian professuurin vuonna 1951.


 

Professori Järvenpään vinkit:

Keinoja asiantuntijalle oman työn hallintaan
 

1. Työajan seuranta

  • merkitse joka päivä, kuinka paljon käytät aikaa mihinkin tehtävään
  • merkitse myös autolla ajamiseen käytetty aika
  • auttaa kehityskeskustelussa, kun on konkreettisesti osoittaa, mihin aikaa kuluu
  • mahdollisuus perustella liiallista työmäärää
  • auttaa myös itsensä johtamisessa ja työn suunnittelussa
     

2. Kehityskeskustelu tai tavoitekeskustelu esimiehen kanssa

  • työntekijälle asetetaan tietyt tavoitteet kehityskeskustelussa/tavoitekeskustelussa
  • tarkastellaan viime vuotta miten tavoitteet saavutettiin ja asetetaan uudet tavoitteet
  • työmäärän ja tavoitteiden tulee olla realistiset
  • työajan tulee pysyä sovituissa raameissa
  • vapaa-aikana tulisi olla mahdollisuus irtautua työstä

 

3. Itsensä johtaminen

  • pidä kirjaa töistäsi ja tee tehtäväluetteloita
  • kirjaa tämän viikon tehtävät ja varaa niihin aikaa
  • suunnittele ja kirjaa pidemmän aikavälin tehtävät
  • rentoutumisharjoitukset: mieti mikä saa unohtamaan työn. Harjoittele sitä aktiivisesti.
  • mielikuvien käsittely: olenko stressaantunut työmäärästä vaiko mielikuvasta, että työtä on paljon

 

4. Esimiehen tuki

  • kenenkään työmäärä ei saa olla liiallinen
  • reilu keskustelu esimiehen kanssa lisäresursseista
  • mahdollisuus kouluttautumiseen tai kursseihin
  • esimiehen selvittää jaksamisen, antaa tai hankkii apua
  • prosesseja esimiehen avuksi, miten toimia

 

5. Vertaistuki

  • työtoveri keneltä saa neuvoja ja tukea
  • työkavereiden kuuntelu ja kannustaminen
  • sosiaaliset sähköiset verkostot joista saa tietoa
  • hyvä perehdyttäminen

 


Case Stora Enso

 

Stora Enson yhtiökokous pidettiin Katajanokalla Marina Congress Centerissä keväällä 2018. Hallituksen puheenjohtaja kertoi, että johdon strategia kaudelle 2014-2017 oli kiinteiden kulujen vähentäminen. Tämä toteutettiin säästötoimenpiteillä yhtiön eri yksiköissä. Puheenjohtajan mukaan tavoitetta ei saavutettu ja säätötoimenpiteet jatkuvat.

Metsäosastolla säästöt johtivat YT-neuvotteluihin ja metsäasiantuntijoiden irtisanomisiin vuonna 2017.

Miten henkilöstöjohtaminen onnistuu tilanteessa, jossa konsernin johto antaa tavoitteet, mutta ei tunne esimerkiksi metsäasiantuntijan työtehtäviä? Mitä välineitä välijohdolla on vaikuttaa asioihin?



Teksti ja kuva: Tiina Eklund





Suosituimmat

    Einarin perintö

    26.03.2018 | Metsä

    Juha Vidgrén kirjoittaa työhuoneessaan tekstejä historiateokseen, joka...

    Sikalasta sirkkafarmiksi

    20.03.2018 | Tuotteita luonnosta

    Lämpö hyväilee ihoa ja korvissa sirisee. Floridan sijasta olemme kuite...

    Perunaneuvojana Pohjois-Koreassa

    13.03.2018 | Maatalous

    Pohjois-Korea keikkuu otsikoissa viikoittain, eikä kovin myönteisessä ...

Muut

    Työkaluja asiantuntijatyön johtamiseen

    11.06.2018 | Työelämä

    Tietotyöläisestä puhuttaessa tarkoitetaan asiantuntijaa, joka tekee ty...

    Työuupumus - työn johtamisen uusi haaste ja laadun mittari

    08.06.2018 | Työelämä

    Suomalainen työmoraali on vielä sen verran korkea ja kova, että apua h...

    Etätyön mahdollisuuksia ja haasteita

    07.06.2018 | Työelämä

    Etätyöllä tarkoitetaan joustavaa, vapaaehtoisuuteen, sopimukseen ja sä...

    Agrologien sijoittumistutkimus 2018

    09.04.2018 | Maatalous

    Agrologien Liitto lähetti vuoden alussa kyselyn 207:lle v. 2016 valmis...

    Uusi työ, uusi ura – uuden opettelu piristää

    12.12.2017 | Ihmiset

    Leila Laukkanen, 54, naurahtaa, että pitääkö se sanoa ääneen kun utele...